Vart tog
upphandlingen av Kyrkohandboken vägen? Varför betalar församlingarna mer för varje exemplar av Kyrkohandboken än Kyrkokansliet?
Om avtalen
med Verbum AB om den nya kyrkohandboken.
Något om sådant som en journalist kanske borde ha grävt fram för länge sedan…
Bara ett
grönt ljus i mörkret
Det har
stormat och fortsätter att storma rejält kring den nya kyrkohandboken, både kring dess innehåll och kring
processen i sig. Processen har kantats av många problem och tillkortakommanden
vilket blev synligt inte svart på vitt men väl med rött och gult genom
revisionsfirman Grant Thorntons granskning som påpassligt nog redovisades först
kort tid före kyrkomötets beslut i november 2017. Inte något grönt ljus
lämnades förutom från kyrkomötet.
Uppdraget
att praktiskt ta fram, trycka och distribuera den nya kyrkohandboken inför
Pingstdagen har lämnats till Verbum AB, (”Verbum”). Verbum
är ett helägt dotterbolag till Berling Media AB, nedan kallat BMAB. BMAB ägs
till 41,4 % av Trossamfundet Svenska kyrkan. Resterande största ägare är
Equmeniakyrkan (34,4 %) och Svenska kyrkans Arbetsgivareorganisation (10,1 %).
Vilka regler
gäller för upphandlingar inom Svenska kyrkan?
Lagen om
offentlig upphandling
Svenska
kyrkan omfattas inte av lagen om offentlig upphandling, ("LOU"),
förutom i fall då kyrkan i vissa undantagsfall agerar som ett offentligt organ
i upphandlingslagstiftningens mening. Om detta kan man läsa i beslut från dåvarande
Nämnden för offentlig upphandling från 2004, länk.
Kyrkoordningen
Kyrkoordningen
ger vissa grundläggande principer. I 51 kap 3 § Kyrkoordningen ("KO")
anges:
När en
upphandling görs ska man utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns och även i
övrigt genomföra den affärsmässigt. Vid upphandling ska alla anbudsgivare,
anbudssökande och anbud behandlas utan ovidkommande hänsyn.
Denna
skrivning tar sin utgångspunkt i att kyrkans medel ska användas på ett så
kostnadseffektivt sätt som möjligt. Ett sätt att säkerställa att så sker är att
konkurrensutsätta inköp av varor och tjänster.
Upphandlingspolicy
Vid
tidpunkten för när upphandlingen rörande Kyrkohandboken inleddes 2015 gällde
den av Kyrkostyrelsen år 2008 beslutade upphandlingspolicyn, länk. (Policyn har efter beslut i
kyrkostyrelsen i april 2016 ersatts av en Inköpspolicy med i stort sett
oförändrat innehåll, länk)
I
upphandlingspolicyn anges bland annat:
"Syftet
med denna policy är att säkerställa att Svenska kyrkans anskaffningsbehov
tillgodoses
på ett
kvalitetsmässigt och kostnadseffektivt sätt med hänsyn tagen till miljökonsekvenser
samt på ett
etiskt försvarbart sätt. Upphandlingar ska genomföras affärsmässigt och med
utnyttjande
av konkurrensmöjligheter."
" Affärsmässighet
51 kap 3 § i
kyrkoordningen lyder "När en upphandling görs skall man utnyttja de
konkurrensmöjligheter
som finns och även i övrigt genomföra den affärsmässigt. Vid
upphandling
skall alla anbudsgivare, anbudssökande och anbud behandlas utan
ovidkommande
hänsyn".
”Krav på
konkurrens, objektivitet, icke-diskriminering, öppenhet och förutsebarhet ska
uppfyllas."
" Den
enhet som upphandlar ska dokumentera processen, skälen för besluten och vad som
i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingen. Av dokumentationen ska
framgå på vilket sätt ställda krav i anbudsförfrågan har uppfyllts."
Upphandlingshandbok
Med stöd av
upphandlingspolicyn fastställde generalsekreteraren 2014 en
"Upphandlingshandbok nationell nivå", nedan kallad
"Upphandlingshandboken". (Upphandlingshandboken har i september 2017
ersatts av en Inköpshandbok i vilken regelverket stramats upp bland annat när
det gäller dokumentation när beslut fattas om att inte genomföra en
upphandling.)
Upphandlingshandboken
syftar till att ge stöd i samband med upphandling. Handboken ger en
processbeskrivning i tre steg:
1. Planering
2.
Genomförande
3. Uppföljning
När det
gäller planeringsfasen anges att det finns tre sätt att upphandla:
- Prisjämförelse
- Enkel upphandling
- Upphandling
Prisjämförelse ska ske om den beräknade köpesumman
understiger 2 prisbasbelopp, d.v.s. ca 90000 kronor. Då krävs ingen formalia
eller diarieföring.
Enkel
upphandling ska
ske om den beräknade köpesumman ligger i intervallet 2-5 basbelopp för varor
och 2-7 basbelopp för tjänster, d.v.s. ca 180000 kr – 450000 kr resp. 180000 kr
– 630000 kr. Minst 3 leverantörer ska tillfrågas. Upphandlingen ska
dokumenteras och diarieföring ska ske.
Upphandling ska ske om den beräknade
köpesumman överstiger 5 basbelopp för varor och 7 basbelopp för tjänster,
d.v.s. ca 450000 kr resp. 630000 kr. Minst 3 men helst 5 leverantörer ska
tillfrågas. Upphandlingen ska dokumenteras och diarieföring ska ske.
Det finns en
möjlighet att avstå från att upphandla. I punkt 1.3 i Upphandlingshandboken
anges att det finns situationer då det inte är lämpligt att upphandla.
Exempelvis anges att det kan finnas ekonomiska eller praktiska skäl.
Upphandlingshandboken är tydlig med att om man hamnar i en situation då man
inte kan eller vill konkurrensutsätta så är det "ytterst viktigt att du i
alla fall ställer krav på utförandet, förhandlar avtal och villkor och
säkerställer att priset är rimligt”. Vidare anges: ”Dokumentera och motivera
varför upphandling inte gjordes och diarieför beslutet och underlagen".
Upphandlingen
av Kyrkohandboken
Som framgår
nedan under rubriken "Avtalen med Verbum AB" överstiger köpesumman
när det gäller Kyrkohandboken de angivna gränsbeloppen för när Upphandling ska
ske.
Kyrkokansliet
har bekräftat att någon upphandling inte har gjorts avseende Kyrkohandboken och
att något särskilt beslut eller annat dokument inte upprättats och diarieförts rörande de
överväganden som låg till grund för Svenska kyrkans vägval att inte genomföra
en upphandling. Kyrkokansliet har istället hänvisat
till att de överväganden som låg till grund för detta ställningstagande framgår
av den avsiktsförklaring som tecknades med Verbum 2015.
Vad framgår då
av Avsiktsförklaringen?
Avtalsprocessen
beträffande Kyrkohandboken inleddes med en Avsiktsförklaring mellan
Trossamfundet Svenska kyrkan och Verbum undertecknad i slutet av september 2015
avseende dels ett framtida avtal om produktion och distribution av en
uppföljande remiss, dels ett arbete att identifiera och beskriva vilka
produkter och tjänster som ska omfattas av avtal mellan Verbum och kyrkan
avseende den nya kyrkohandboken efter beslut i Kyrkomötet.
Huvudskälet att
inte genomföra en upphandling verkar vara det långvariga samarbete som varit
mellan Svenska kyrkan och Verbum över tid.
Upphandlingen har hanterats på tjänstemannanivå och några beslut har inte
fattats i kyrkostyrelsen utöver att kyrkostyrelsen antagligen föreslagit en
lämplig budgetpost för beslut av kyrkomötet.
Avtalen med
Verbum
Så långt om
upphandlingen i sig. Vi kan konstatera att någon upphandling inte har gjorts
när det gäller Kyrkohandboken. Vilka villkor gäller då enligt avtalen med Verbum?
Avsiktsförklaring
Avtalsprocessen
inleddes som framgick ovan med en Avsiktsförklaring mellan Trossamfundet
Svenska kyrkan och Verbum undertecknad i slutet av september 2015 avseende dels
ett framtida avtal om produktion och distribution av en uppföljande remiss,
dels ett arbete att identifiera och beskriva vilka produkter och tjänster som
ska omfattas av avtal mellan Verbum och kyrkan avseende den nya kyrkohandboken
efter beslut i Kyrkomötet.
Uppdragsavtal
2015
I
månadsskiftet november-december 2015 slöts ett Uppdragsavtal Trossamfundet
Svenska kyrkan och Verbum. Avtalet avsåg ett åtagande för Verbum att producera
- Förslag till Kyrkohandbok, del
I
- Förslag till Kyrkohandbok, del
I, musikvolym
- Kommentar till Förslag till
Kyrkohandbok
Ersättningarna
framgår av en till avtalet bilagd Offert som inte har lämnats ut. Kännedom
saknas därför rörande vilka ersättningar som Verbum fick i denna del. Viss jämförelse kan antagligen göras med priserna för slutversionen. Det
framgår dock att Svenska kyrkan åtog sig att köpa hela upplagan till en i Offerten
angiven kostnad. Verbum stod alltså inte någon egen ekonomisk risk vilket
kanske var naturligt i denna fas av arbetet.
Av intresse
är också att det tydligt framgår att det är Svenska kyrkan som ska bära det yttersta
ansvaret för att klarera rättigheterna till det material som ingår i
Kyrkohandboken och att det åligger kyrkan att ansvara för att materialet inte
gör intrång i annans upphovsrätt. Det är därför svårt för Svenska kyrkan att ev. skylla
upphovsrättsdebaclet på Verbum.
Uppdragsavtal
2017
Den 16 juni
2017 slöts ett nytt Uppdragsavtal mellan Trossamfundet Svenska kyrkan och Verbum.
Avtalet avser ett åtagande för Verbum att ombesörja
- Skrivelse med version av
Kyrkohandboken som beslutsunderlag till kyrkostyrelse och kyrkomöte
- Kyrkohandbok för Svenska kyrkan
(den första upplagan inför Pingstdagen) samt
- Löpande produktion,
tillgängliggörande och tilltryck av Kyrkohandboken.
Avtalet
består alltså av tre delar, tre faser. Först beslutsunderlaget till
kyrkostyrelsen och kyrkomötet, sedan produktionen och distributionen inför
Pingstdagen av den första upplagan av den av kyrkomötet fastställda
Kyrkohandboken och slutligen det som kan kallas "eftermarknaden".
För
eftermarknaden har Verbum en som man får tolka ensamrätt under 5 år räknat från
undertecknandet av avtalet i juni 2017 med option på obegränsat antal därefter
rullande 5-årsperioder om ingen av parterna säger upp avtalet minst 6 månader
före avtalsperiodens utgång.
Apropå
upphovsrättsdebaclet är det av intresse även här att det anges i avtalet att
Svenska kyrkan är ensam utgivare av Kyrkohandboken, att kyrkan är ansvarig för
innehållet, att det är kyrkan som ska bära det yttersta ansvaret för att
klarera rättigheterna till det material som ingår i Kyrkohandboken och att det
åligger kyrkan att ansvara för att materialet inte gör intrång i annans
upphovsrätt.
Verbum ges i
avtalet även rätt att utan ersättningsskyldighet till Svenska kyrkan publicera
utdrag ur Kyrkohandboken i Den svenska psalmboken.
Vilka
ersättningar gäller?
- Fas 1 med beslutsunderlag till
kyrkostyrelse och kyrkomöte: 412200 kr ex moms.
- Fas 2 med första upplagan av
Kyrkohandboken:
Verbum har utgått från två olika
scenarier. Det ena att Verbum lagerhåller och säljer större delen av den första
upplagan och det andra att Svenska kyrkan köper en större del av den första
upplagan.
Dessutom är det angivet ett pris för
församlingarna och ett annat lägre pris till Kyrkokansliet oavsett scenario.
Visserligen kan man se det som att Kyrkokansliet får volymrabatt om hela
upplagan köps men borde man inte se Svenska kyrkan som helhet och tillämpa
samma låga pris för alla?
Detta blir särskilt tydligt när det
gäller Missale. Även i det alternativet att Verbum säljer hela upplagan och
står affärsrisken (dock begränsad med tanke på att alla i den tänkta
kundkretsen måste köpa) så skiljer det 350 kr per Missale mellan det högre pris
som församlingen får betala och Kyrkokansliets lägre pris.
Nedan anges priserna i Verbums
offert som är en del av avtalet. De angivna priserna för församlingarna
överensstämmer med de priser som Verbum anger på sin hemsida. Den första
upplagan av Kyrkohandboken Del 1 och Missale verkar beräknas till ca 3350 ex
vardera. Eftersom försäljningen går via Verbum utgår jag ifrån att man valt
alternativ 1 nedan.
|
|
|
|
|
Pris inkl.
moms per styck
|
Kyrkohandboken,
del 1
|
|
|
|
1) Verbum
säljer större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
429
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 50 ex)
|
|
419
|
|
|
|
|
|
|
2)
Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
429
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 3350 ex)
|
|
345
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kyrkohandboken,
Musikdel
|
|
|
|
1) Verbum
säljer större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
690
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 50 ex)
|
|
625
|
|
|
|
|
|
|
2)
Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
690
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 3350 ex)
|
|
445
|
|
|
|
|
|
|
Kyrkohandboken,
Musikdel (Wire-0)
|
|
|
1) Verbum
säljer större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
790
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 50 ex)
|
|
795
|
|
|
|
|
|
|
2)
Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
790
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 445 ex)
|
|
657
|
|
|
|
|
|
|
Kyrkohandboken,
Missale
|
|
|
|
1) Verbum
säljer större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
1290
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 50 ex)
|
|
996 (940 ex moms)
|
|
|
|
|
|
|
2)
Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
|
|
Verbums
pris till församlingarna
|
|
1290
|
Pris till
Kyrkokansliet (ca 3350 ex)
|
|
837
|
Det framgår av ordalydelsen att de två scenarierna gällde antingen att Verbum lagerhåller och säljer större delen av första upplagan eller att Svenska kyrkan köper en större del av första upplagan. Hänvisning görs till första upplagan, d.v.s. hela den tänkta första upplagen, och inte en specialupplaga. Dessutom gäller de två olika scenarierna för alla ingående delar, inte bara Missalet, utan även för Del 1 och Musikdelarna. Offerten anger alltså inte att det rör sig om specialupplaga av enbart Missalet som Svenska kyrkan fått ett lägre pris på.
Fas 3: För
eftermarknaden, d.v.s. ytterligare upplagor, gäller fri prissättning av
Verbum.
Till detta kommer ersättningar för InDesign-dokument och PDF om sammanlagt 105000
kr ex moms.
Dessutom flaggas det i avtalet för att det kan bli aktuellt med
tilläggsavtal som genererar ytterligare intäkter för Verbum.
Några reflektioner
Så vad är då problemet med att kyrkan lämnar ett uppdrag till ett bolag som
man trots allt är delägare i?
Svenska kyrkan valde att utan upphandling sluta
avtal med Verbum som är ett dotterbolag till BMAB i vilket kyrkan har en
betydande ägarandel. Det kan tyckas naturligt men oklarheter föreligger när det
gäller hur de interna reglerna om upphandling efterföljts.
Svenska kyrkan hänvisar som skäl för att avstå från upphandling inte till ägarförhållandet utan till den tidigare relationen med Verbum. Enbart det faktum att det finns en sedan tidigare etablerad relation med Verbum utgör dock enligt min
uppfattning inte tillräckliga skäl att låta bli att upphandla. Projekt med en kyrkohandbok är ett av de större som förekommer inom kyrkan och det hade i vart fall varit intressant att "benchmarka" ersättningarna för att säkerställa att priset var rimligt vilket inte har gjorts. Det handlar ytterst om att kyrkans medel ska användas på ett kostnadseffektivt sätt.
LOU är inte formellt tillämplig men det går ändå att göra vissa jämförelser eftersom både LOU och Svenska kyrkans interna regelverk i grunden handlar om samma sak:
ett effektivt utnyttjande av skattemedel respektive kyrkoavgiften. Det finns
många referenser från den offentliga världen. Tag till exempel utgivningen av
Svensk författningssamling, SFS. Det uppdraget har växlat över tid mellan olika
förlag. Likaså sker det ständigt att myndigheters leverantörer växlar avseende
mycket mer komplicerade varor och tjänster än Kyrkohandboken. Upparbetade relationer får stå tillbaka
för kostnadseffektivitet.
Även om undantaget från att göra en Upphandling har varit tillämpbart kokar det i vart fall ned till att Svenska kyrkan har brustit i att följa regelverket genom att inte fatta ett formellt beslut att inte upphandla och ange skäl för detta vilket skulle ha diarieförts för transparens och möjlighet till uppföljning. Dessutom genom att inte säkerställa att priserna som Verbum offererade var rimliga. Det kan inte uteslutas att Verbums erbjudande var det ekonomiskt mest fördelaktiga men det går inte att utvärdera i efterhand eftersom någon rimlighetsprövning av ersättningarna till Verbum inte gjordes. I vart fall har dessa inte dokumenterats.
Jag noterar att BMAB inte beslutat om någon vinstutdelning till sina
aktieägare trots ganska goda vinster i vart fall 2015 och 2016. Årsredovisningen
för 2017 är inte offentlig ännu. Det överpris som församlingarna betalar vid
inköp av kyrkohandboken kommer således inte Svenska kyrkan (nationellt) till
del och, om utdelning skulle ske, då kommer denna enbart delvis kyrkan till del
eftersom ett annat trossamfund, en arbetsgivarorganisation och andra aktieägare
också ska dela på vinsten.
Det kan diskuteras om upphandlingsreglerna följts. Det jag dock framför allt reagerar på är att Kyrkokansliet uppenbarligen
förhandlat fram mer fördelaktiga priser för sina egna inköp av Kyrkohandbokens
olika delar. Församlingarna betalar alltså mer för samma vara än vad
Kyrkokansliet gör. Missalet kostar 1290 kr styck för församlingarna medan om
Kyrkokansliet köper samma bok kostar densamma enbart 940 kronor.
Varför kan inte de priser som förhandlats fram för Kyrkokansliet även gälla
för församlingarna? Den ekonomiska risken för Verbum är obefintlig oavsett om
Kyrkokansliet garanterar den första upplagan eller om församlingarna gör inköp
från Verbum. Dessutom gäller ett lägre pris för Kyrkokansliet även när Verbum
säljer upplagan och står "risken". Svenska kyrkan borde ha setts som en helhet mot bakgrund av
att den första upplagan garanterat kommer att bli slutsåld och församlingarna då kunnat
få del av det mer fördelaktiga priset.
Det finns 1361 församlingar i Sverige, ca 2800 präster och ca 2000
kyrkomusiker. Därtill kommer att det finns ca 3000 kyrkobyggnader om än alla
inte i aktivt bruk. Jag har därför svårt att se att den första upplagan på 3350
exemplar vardera av Kyrkohandboken del 1 och Missalet inte kommer att kunna säljas
fullt ut. Svenska kyrkan nationellt kommer ju också att skänka ett exemplar av
Missalet till varje församling. Därigenom har redan drygt 1300 exemplar krängts
iväg. Jag antar att Kyrkokansliet då betalar 940 kr istället för 1290 kr.
Att affärsrisken för Verbum är obefintlig framgår även uttryckligen av en till avtalet bilagd
Projektplan.
Vad kommer då omsättningen (inte att förväxla med vinsten) att bli för
Verbum? Om hela den första upplagan av samtliga delar säljs slut uppgår
omsättningen till 8421700 kr. Om de mer fördelaktiga "Kyrkokanslipriserna"
genomgående tillämpats istället blir motsvarande siffra 5742815 kr, d.v.s. en
skillnad på 2678885 kr eller 32 %. Om dessa siffror är rimliga eller inte kan
vi inte veta eftersom någon prisjämförelse aldrig gjordes. Jag antar att Verbum
inte säljer handböckerna med förlust ens vid "Kyrkokanslipriserna"
varför det överpris som församlingarna betalar är ren vinst för Verbum.
Under alla förhållanden, varför är inte Kyrkokansliet solidarisk med församlingarna och betalar samma pris?
Om detta önskas gärna ett svar.
Outgrundliga äro Kyrkokansliets vägar…