# 9 Avtalen om den nya kyrkohandboken mellan Svenska kyrkan och Verbum AB

Vart tog upphandlingen av Kyrkohandboken vägen? Varför betalar församlingarna mer för varje exemplar av Kyrkohandboken än Kyrkokansliet?

Om avtalen med Verbum AB om den nya kyrkohandboken.

Något om sådant som en journalist kanske borde ha grävt fram för länge sedan…

Bara ett grönt ljus i mörkret

Det har stormat och fortsätter att storma rejält kring den nya kyrkohandboken, både kring dess innehåll och kring processen i sig. Processen har kantats av många problem och tillkortakommanden vilket blev synligt inte svart på vitt men väl med rött och gult genom revisionsfirman Grant Thorntons granskning som påpassligt nog redovisades först kort tid före kyrkomötets beslut i november 2017. Inte något grönt ljus lämnades förutom från kyrkomötet.

Uppdraget att praktiskt ta fram, trycka och distribuera den nya kyrkohandboken inför Pingstdagen har lämnats till Verbum AB, (”Verbum”). Verbum är ett helägt dotterbolag till Berling Media AB, nedan kallat BMAB. BMAB ägs till 41,4 % av Trossamfundet Svenska kyrkan. Resterande största ägare är Equmeniakyrkan (34,4 %) och Svenska kyrkans Arbetsgivareorganisation (10,1 %).

Vilka regler gäller för upphandlingar inom Svenska kyrkan?

Lagen om offentlig upphandling

Svenska kyrkan omfattas inte av lagen om offentlig upphandling, ("LOU"), förutom i fall då kyrkan i vissa undantagsfall agerar som ett offentligt organ i upphandlingslagstiftningens mening. Om detta kan man läsa i beslut från dåvarande Nämnden för offentlig upphandling från 2004, länk.

Kyrkoordningen

Kyrkoordningen ger vissa grundläggande principer. I 51 kap 3 § Kyrkoordningen ("KO") anges:

När en upphandling görs ska man utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföra den affärsmässigt. Vid upphandling ska alla anbudsgivare, anbudssökande och anbud behandlas utan ovidkommande hänsyn.

Denna skrivning tar sin utgångspunkt i att kyrkans medel ska användas på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt. Ett sätt att säkerställa att så sker är att konkurrensutsätta inköp av varor och tjänster.

Upphandlingspolicy

Vid tidpunkten för när upphandlingen rörande Kyrkohandboken inleddes 2015 gällde den av Kyrkostyrelsen år 2008 beslutade upphandlingspolicyn, länk. (Policyn har efter beslut i kyrkostyrelsen i april 2016 ersatts av en Inköpspolicy med i stort sett oförändrat innehåll, länk) 

I upphandlingspolicyn anges bland annat:

"Syftet med denna policy är att säkerställa att Svenska kyrkans anskaffningsbehov tillgodoses

på ett kvalitetsmässigt och kostnadseffektivt sätt med hänsyn tagen till miljökonsekvenser

samt på ett etiskt försvarbart sätt. Upphandlingar ska genomföras affärsmässigt och med

utnyttjande av konkurrensmöjligheter."

" Affärsmässighet

51 kap 3 § i kyrkoordningen lyder "När en upphandling görs skall man utnyttja de

konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföra den affärsmässigt. Vid

upphandling skall alla anbudsgivare, anbudssökande och anbud behandlas utan

ovidkommande hänsyn".

”Krav på konkurrens, objektivitet, icke-diskriminering, öppenhet och förutsebarhet ska

uppfyllas."

" Den enhet som upphandlar ska dokumentera processen, skälen för besluten och vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingen. Av dokumentationen ska framgå på vilket sätt ställda krav i anbudsförfrågan har uppfyllts."

Upphandlingshandbok

Med stöd av upphandlingspolicyn fastställde generalsekreteraren 2014 en "Upphandlingshandbok nationell nivå", nedan kallad "Upphandlingshandboken". (Upphandlingshandboken har i september 2017 ersatts av en Inköpshandbok i vilken regelverket stramats upp bland annat när det gäller dokumentation när beslut fattas om att inte genomföra en upphandling.)

Upphandlingshandboken syftar till att ge stöd i samband med upphandling. Handboken ger en processbeskrivning i tre steg:

1. Planering

2. Genomförande
3. Uppföljning

När det gäller planeringsfasen anges att det finns tre sätt att upphandla:

• Prisjämförelse
• Enkel upphandling
• Upphandling 

Prisjämförelse ska ske om den beräknade köpesumman understiger 2 prisbasbelopp, d.v.s. ca 90000 kronor. Då krävs ingen formalia eller diarieföring.

Enkel upphandling ska ske om den beräknade köpesumman ligger i intervallet 2-5 basbelopp för varor och 2-7 basbelopp för tjänster, d.v.s. ca 180000 kr – 450000 kr resp. 180000 kr – 630000 kr. Minst 3 leverantörer ska tillfrågas. Upphandlingen ska dokumenteras och diarieföring ska ske.

Upphandling ska ske om den beräknade köpesumman överstiger 5 basbelopp för varor och 7 basbelopp för tjänster, d.v.s. ca 450000 kr resp. 630000 kr. Minst 3 men helst 5 leverantörer ska tillfrågas. Upphandlingen ska dokumenteras och diarieföring ska ske.

Det finns en möjlighet att avstå från att upphandla. I punkt 1.3 i Upphandlingshandboken anges att det finns situationer då det inte är lämpligt att upphandla. Exempelvis anges att det kan finnas ekonomiska eller praktiska skäl. Upphandlingshandboken är tydlig med att om man hamnar i en situation då man inte kan eller vill konkurrensutsätta så är det "ytterst viktigt att du i alla fall ställer krav på utförandet, förhandlar avtal och villkor och säkerställer att priset är rimligt”. Vidare anges: ”Dokumentera och motivera varför upphandling inte gjordes och diarieför beslutet och underlagen".

Upphandlingen av Kyrkohandboken

Som framgår nedan under rubriken "Avtalen med Verbum AB" överstiger köpesumman när det gäller Kyrkohandboken de angivna gränsbeloppen för när Upphandling ska ske.

Kyrkokansliet har bekräftat att någon upphandling inte har gjorts avseende Kyrkohandboken och att något särskilt beslut eller annat dokument inte upprättats och diarieförts rörande de överväganden som låg till grund för Svenska kyrkans vägval att inte genomföra en upphandling. Kyrkokansliet har istället hänvisat till att de överväganden som låg till grund för detta ställningstagande framgår av den avsiktsförklaring som tecknades med Verbum 2015.

Vad framgår då av Avsiktsförklaringen?

Avtalsprocessen beträffande Kyrkohandboken inleddes med en Avsiktsförklaring mellan Trossamfundet Svenska kyrkan och Verbum undertecknad i slutet av september 2015 avseende dels ett framtida avtal om produktion och distribution av en uppföljande remiss, dels ett arbete att identifiera och beskriva vilka produkter och tjänster som ska omfattas av avtal mellan Verbum och kyrkan avseende den nya kyrkohandboken efter beslut i Kyrkomötet.

Huvudskälet att inte genomföra en upphandling verkar vara det långvariga samarbete som varit mellan Svenska kyrkan och Verbum över tid.

Upphandlingen har hanterats på tjänstemannanivå och några beslut har inte fattats i kyrkostyrelsen utöver att kyrkostyrelsen antagligen föreslagit en lämplig budgetpost för beslut av kyrkomötet.

Avtalen med Verbum

Så långt om upphandlingen i sig. Vi kan konstatera att någon upphandling inte har gjorts när det gäller Kyrkohandboken. Vilka villkor gäller då enligt avtalen med Verbum?

Avsiktsförklaring

Avtalsprocessen inleddes som framgick ovan med en Avsiktsförklaring mellan Trossamfundet Svenska kyrkan och Verbum undertecknad i slutet av september 2015 avseende dels ett framtida avtal om produktion och distribution av en uppföljande remiss, dels ett arbete att identifiera och beskriva vilka produkter och tjänster som ska omfattas av avtal mellan Verbum och kyrkan avseende den nya kyrkohandboken efter beslut i Kyrkomötet.

Uppdragsavtal 2015

I månadsskiftet november-december 2015 slöts ett Uppdragsavtal Trossamfundet Svenska kyrkan och Verbum. Avtalet avsåg ett åtagande för Verbum att producera

• Förslag till Kyrkohandbok, del I
• Förslag till Kyrkohandbok, del I, musikvolym
• Kommentar till Förslag till Kyrkohandbok 

Ersättningarna framgår av en till avtalet bilagd Offert som inte har lämnats ut. Kännedom saknas därför rörande vilka ersättningar som Verbum fick i denna del. Viss jämförelse kan antagligen göras med priserna för slutversionen. Det framgår dock att Svenska kyrkan åtog sig att köpa hela upplagan till en i Offerten angiven kostnad. Verbum stod alltså inte någon egen ekonomisk risk vilket kanske var naturligt i denna fas av arbetet.

Av intresse är också att det tydligt framgår att det är Svenska kyrkan som ska bära det yttersta ansvaret för att klarera rättigheterna till det material som ingår i Kyrkohandboken och att det åligger kyrkan att ansvara för att materialet inte gör intrång i annans upphovsrätt. Det är därför svårt för Svenska kyrkan att ev. skylla upphovsrättsdebaclet på Verbum.

Uppdragsavtal 2017

Den 16 juni 2017 slöts ett nytt Uppdragsavtal mellan Trossamfundet Svenska kyrkan och Verbum. Avtalet avser ett åtagande för Verbum att ombesörja 

• Skrivelse med version av Kyrkohandboken som beslutsunderlag till kyrkostyrelse och kyrkomöte
• Kyrkohandbok för Svenska kyrkan (den första upplagan inför Pingstdagen) samt
• Löpande produktion, tillgängliggörande och tilltryck av Kyrkohandboken.

Avtalet består alltså av tre delar, tre faser. Först beslutsunderlaget till kyrkostyrelsen och kyrkomötet, sedan produktionen och distributionen inför Pingstdagen av den första upplagan av den av kyrkomötet fastställda Kyrkohandboken och slutligen det som kan kallas  "eftermarknaden".

För eftermarknaden har Verbum en som man får tolka ensamrätt under 5 år räknat från undertecknandet av avtalet i juni 2017 med option på obegränsat antal därefter rullande 5-årsperioder om ingen av parterna säger upp avtalet minst 6 månader före avtalsperiodens utgång.

Apropå upphovsrättsdebaclet är det av intresse även här att det anges i avtalet att Svenska kyrkan är ensam utgivare av Kyrkohandboken, att kyrkan är ansvarig för innehållet, att det är kyrkan som ska bära det yttersta ansvaret för att klarera rättigheterna till det material som ingår i Kyrkohandboken och att det åligger kyrkan att ansvara för att materialet inte gör intrång i annans upphovsrätt.

Verbum ges i avtalet även rätt att utan ersättningsskyldighet till Svenska kyrkan publicera utdrag ur Kyrkohandboken i Den svenska psalmboken.

Vilka ersättningar gäller? 

• Fas 1 med beslutsunderlag till kyrkostyrelse och kyrkomöte: 412200 kr ex moms.

• Fas 2 med första upplagan av Kyrkohandboken: 

Verbum har utgått från två olika scenarier. Det ena att Verbum lagerhåller och säljer större delen av den första upplagan och det andra att Svenska kyrkan köper en större del av den första upplagan. 

Dessutom är det angivet ett pris för församlingarna och ett annat lägre pris till Kyrkokansliet oavsett scenario. Visserligen kan man se det som att Kyrkokansliet får volymrabatt om hela upplagan köps men borde man inte se Svenska kyrkan som helhet och tillämpa samma låga pris för alla?

Detta blir särskilt tydligt när det gäller Missale. Även i det alternativet att Verbum säljer hela upplagan och står affärsrisken (dock begränsad med tanke på att alla i den tänkta kundkretsen måste köpa) så skiljer det 350 kr per Missale mellan det högre pris som församlingen får betala och Kyrkokansliets lägre pris.

Nedan anges priserna i Verbums offert som är en del av avtalet. De angivna priserna för församlingarna överensstämmer med de priser som Verbum anger på sin hemsida. Den första upplagan av Kyrkohandboken Del 1 och Missale verkar beräknas till ca 3350 ex vardera. Eftersom försäljningen går via Verbum utgår jag ifrån att man valt alternativ 1 nedan.

　

					Pris inkl. moms per styck
Kyrkohandboken, del 1
1) Verbum säljer större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					429
Pris till Kyrkokansliet (ca 50 ex)					419
2) Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					429
Pris till Kyrkokansliet (ca 3350 ex)					345
Kyrkohandboken, Musikdel
1) Verbum säljer större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					690
Pris till Kyrkokansliet (ca 50 ex)					625
2) Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					690
Pris till Kyrkokansliet (ca 3350 ex)					445
Kyrkohandboken, Musikdel (Wire-0)
1) Verbum säljer större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					790
Pris till Kyrkokansliet (ca 50 ex)					795
2) Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					790
Pris till Kyrkokansliet (ca 445 ex)					657
Kyrkohandboken, Missale
1) Verbum säljer större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					1290
Pris till Kyrkokansliet (ca 50 ex)					996 (940 ex moms)
2) Kyrkokansliet köper större delen av upplagan
Verbums pris till församlingarna					1290
Pris till Kyrkokansliet (ca 3350 ex)					837

           

Det framgår av ordalydelsen att de två scenarierna gällde antingen att Verbum lagerhåller och säljer större delen av första upplagan eller att Svenska kyrkan köper en större del av första upplagan. Hänvisning görs till första upplagan, d.v.s. hela den tänkta första upplagen, och inte en specialupplaga.  Dessutom gäller de två olika scenarierna för alla ingående delar, inte bara Missalet, utan även för Del 1 och Musikdelarna. Offerten anger alltså inte att det rör sig om specialupplaga av enbart Missalet som Svenska kyrkan fått ett lägre pris på.

Fas 3: För eftermarknaden, d.v.s. ytterligare upplagor, gäller fri prissättning av         

            Verbum.

Till detta kommer ersättningar för InDesign-dokument och PDF om sammanlagt 105000 kr ex moms.

Dessutom flaggas det i avtalet för att det kan bli aktuellt med tilläggsavtal som genererar ytterligare intäkter för Verbum.

Några reflektioner

Så vad är då problemet med att kyrkan lämnar ett uppdrag till ett bolag som man trots allt är delägare i?

Svenska kyrkan valde att utan upphandling sluta avtal med Verbum som är ett dotterbolag till BMAB i vilket kyrkan har en betydande ägarandel. Det kan tyckas naturligt men oklarheter föreligger när det gäller hur de interna reglerna om upphandling efterföljts.  

Svenska kyrkan hänvisar som skäl för att avstå från upphandling inte till ägarförhållandet utan till den tidigare relationen med Verbum. Enbart det faktum att det finns en sedan tidigare etablerad relation med Verbum utgör dock enligt min uppfattning inte tillräckliga skäl att låta bli att upphandla. Projekt med en kyrkohandbok är ett av de större som förekommer inom kyrkan och det hade i vart fall varit intressant att "benchmarka" ersättningarna för att säkerställa att priset var rimligt vilket inte har gjorts. Det handlar ytterst om att kyrkans medel ska användas på ett kostnadseffektivt sätt. 

LOU är inte formellt tillämplig men det går ändå att göra vissa jämförelser eftersom både LOU och Svenska kyrkans interna regelverk i grunden handlar om samma sak: ett effektivt utnyttjande av skattemedel respektive kyrkoavgiften. Det finns många referenser från den offentliga världen. Tag till exempel utgivningen av Svensk författningssamling, SFS. Det uppdraget har växlat över tid mellan olika förlag. Likaså sker det ständigt att myndigheters leverantörer växlar avseende mycket mer komplicerade varor och tjänster än Kyrkohandboken. Upparbetade relationer får stå tillbaka för kostnadseffektivitet.

Även om undantaget från att göra en Upphandling har varit tillämpbart kokar det i vart fall ned till att Svenska kyrkan har brustit i att följa regelverket genom att inte fatta ett formellt beslut att inte upphandla och ange skäl för detta vilket skulle ha diarieförts för transparens och möjlighet till uppföljning. Dessutom genom att inte säkerställa att priserna som Verbum offererade var rimliga. Det kan inte uteslutas att Verbums erbjudande var det ekonomiskt mest fördelaktiga men det går inte att utvärdera i efterhand eftersom någon rimlighetsprövning av ersättningarna till Verbum inte gjordes. I vart fall har dessa inte dokumenterats.

Jag noterar att BMAB inte beslutat om någon vinstutdelning till sina aktieägare trots ganska goda vinster i vart fall 2015 och 2016. Årsredovisningen för 2017 är inte offentlig ännu. Det överpris som församlingarna betalar vid inköp av kyrkohandboken kommer således inte Svenska kyrkan (nationellt) till del och, om utdelning skulle ske, då kommer denna enbart delvis kyrkan till del eftersom ett annat trossamfund, en arbetsgivarorganisation och andra aktieägare också ska dela på vinsten. 

Det kan diskuteras om upphandlingsreglerna följts. Det jag dock framför allt reagerar på är att Kyrkokansliet uppenbarligen förhandlat fram mer fördelaktiga priser för sina egna inköp av Kyrkohandbokens olika delar. Församlingarna betalar alltså mer för samma vara än vad Kyrkokansliet gör. Missalet kostar 1290 kr styck för församlingarna medan om Kyrkokansliet köper samma bok kostar densamma enbart 940 kronor. 

Varför kan inte de priser som förhandlats fram för Kyrkokansliet även gälla för församlingarna? Den ekonomiska risken för Verbum är obefintlig oavsett om Kyrkokansliet garanterar den första upplagan eller om församlingarna gör inköp från Verbum. Dessutom gäller ett lägre pris för Kyrkokansliet även när Verbum säljer upplagan och står "risken". Svenska kyrkan borde ha setts som en helhet mot bakgrund av att den första upplagan garanterat kommer att bli slutsåld och församlingarna då kunnat få del av det mer fördelaktiga priset.

Det finns 1361 församlingar i Sverige, ca 2800 präster och ca 2000 kyrkomusiker. Därtill kommer att det finns ca 3000 kyrkobyggnader om än alla inte i aktivt bruk. Jag har därför svårt att se att den första upplagan på 3350 exemplar vardera av Kyrkohandboken del 1 och Missalet inte kommer att kunna säljas fullt ut. Svenska kyrkan nationellt kommer ju också att skänka ett exemplar av Missalet till varje församling. Därigenom har redan drygt 1300 exemplar krängts iväg. Jag antar att Kyrkokansliet då betalar 940 kr istället för 1290 kr.

Att affärsrisken för Verbum är obefintlig framgår även uttryckligen av en till avtalet bilagd Projektplan.

Vad kommer då omsättningen (inte att förväxla med vinsten) att bli för Verbum? Om hela den första upplagan av samtliga delar säljs slut uppgår omsättningen till 8421700 kr. Om de mer fördelaktiga "Kyrkokanslipriserna" genomgående tillämpats istället blir motsvarande siffra 5742815 kr, d.v.s. en skillnad på 2678885 kr eller 32 %. Om dessa siffror är rimliga eller inte kan vi inte veta eftersom någon prisjämförelse aldrig gjordes. Jag antar att Verbum inte säljer handböckerna med förlust ens vid "Kyrkokanslipriserna" varför det överpris som församlingarna betalar är ren vinst för Verbum.

Under alla förhållanden, varför är inte Kyrkokansliet solidarisk med församlingarna och betalar samma pris?

Om detta önskas gärna ett svar.

Outgrundliga äro Kyrkokansliets vägar…